Wiele mówi się o tym, co należy robić aby być produktywnym i efektywnie realizować swoje zadania.
Dziś chcę ugryźć temat od innej strony, a więc tego, czego robić nie należy.
Są to elementy, których jeśli się nie pozbędziemy to nie pomogą nam żadne inne cudowne metody, techniki i podejścia do zmiany swojej organizacji czasu.
Z jednej strony wydaje mi się, że to podstawy podstaw, z drugiej jednak cały czas tak mało z nas coś z tymi podstawami robi!
Zapraszam Cię do poznania 4 nawyków, przez które marnujesz swój czas! Opowiem o tym, dlaczego te nawyki są tak dla Ciebie krzywdzące, a co najważniejsze, pokażę w jaki sposób możesz spróbować się ich pozbyć!
1. Wielozadaniowość
Umiejętność, która w wielu firmach jest bardzo wysoce ceniona.
Jest to nawet zrozumiałe i często nawet się udaje. „Nawet” pojawia się w poprzedni zdaniu nieprzypadkowo.
Zrozumiałe, bo firma chce by jej pracownicy efektywnie wykorzystywali czas, za który się im płaci. I czasem nawet się to udaje, bo przecież to nie jest też tak, że już po jednym dniu wielozadaniowej pracy wszystko się sypie w jednym momencie.
Zajmując się szeregiem zadań w jednym i tym samym momencie możemy odnieść wrażenie, że jesteśmy super-hiper produktywni ściągając zadania z listy to-do.
Częściej jednak efektem takiego sposobu działania będzie niedokładne realizowanie naszych zadań, podejmowanie nieprzemyślanych decyzji, brak skupienia, na przykład na przeprowadzanej rozmowie, i wprowadzenie w swój styl pracy ogólnego chaosu.
W dłużej perspektywie doprowadzi to do naszego zmęczenia „materiału”, zdezorientowania i konieczności wykonywania ponownie określonego zadania, które jak się może okazać, otrzymało od nas zbyt małą porcję uwagi i teraz nam się „odpłaca”.
Źle też wpłynie na relacje, jakie tworzymy w swoim miejscu pracy, bo ciężko dogadać się z człowiekiem, który w jednym momencie robi wszystko i to „wszystko” oczekuje od niego natychmiastowej uwagi.
Pojawia się frustracja, niezrozumienie i nieporozumienia.
I gdzie tu ta rzekoma oszczędność czasu skoro później tracimy go na wracanie do spraw, które powinny być już dawno załatwione bądź na tłumaczenie tematów, w obszarze których pojawił się, mniejszy lub większy, konflikt?
2. Microzarządzanie
Jest to problem, z którym w dużym stopniu borykają się osoby, które są już na swoim, a jeszcze nie mogą pozwolić sobie na wsparcie w postaci zatrudnienia kogoś do pomocy lub inwestowania w narzędzia automatyzujące ich pracę.
Często, o ile nie częściej, dotyka też kierowników, menadżerów, liderów zespołów.
W microzarządzaniu pułapka jest taka, że pozornie wydaje się, iż powinniśmy mieć pod kontrolą sprawy, z których będziemy później rozliczani.
Boimy się oddać komuś realizacje nawet najmniejszego zadania, bo stracimy nad nim pełnię kontroli i istnieje potencjalne ryzyko, że faktycznie nie zostanie ono wykonane lub zostanie wykonane źle.
Nie da się jednak, mimo najszczerszych chęci, zrobić wszystkiego.
Lepsze jest przyjęcie na siebie ryzyka niż wykonywanie całego szeregu zadań, które spokojnie mogą być rozdzielone na wykonanie ich przez przydatne narzędzia i aplikacje lub przez członków naszego zespołu.
Unikniemy dzięki temu zakopania się w sprawach super pilnych, które muszą być wykonane jednak nie zawsze są najistotniejsze dla rozwoju naszego biznesu czy też powodzenia projektu.
A co ze strachem przed „co się stanie gdy ktoś nie wykona tego zadania”?
Można go uniknąć dzięki takiemu układaniu planu realizacji określonych zadań, w którym zachowany zostanie bufor czasowy uwzględniający ewentualne potknięcia.
3. Prokrastynacja
Znacie to pewnie, wszystko tylko zależy w jak dużym wydaniu.
Prokrastynacja to nieustanne zajmowanie się sprawami odciągającymi nas od sedna tematu, czyli działania przybliżającego nas do realizacji czekających zadań, planów, marzeń.
Powodów, dla których prokrastynujemy jest wiele. Wydaje nam się, że mamy jeszcze sporo czasu, obawiamy się jak poradzimy sobie z danym zadaniem, uważamy że „przecież to tylko kilka minut”.
Wiecie, tu zajrzymy na Facebooka, tutaj na Instagram, tam włączymy wiadomości, do tego wykonamy 5 telefonów do znajomych i z kolejnymi trzema porozmawiamy na czacie.
Socializacja, chwila rozrywki i wytchnienia są bardzo ważne i nie można ich pomijać w swojej codzienności. Jednak gdy poświęcamy na nie swój czas na pracę to zyskujemy tylko późniejsze wyrzuty sumienia!
4. Działanie bez wyznaczonego celu
Banał, jakich mało, prawda? To dlaczego ciągle tak wiele osób o tym zapomina?!
Wyznaczenie celu naszego działania to coś więcej niż „napiszę w tygodniu dwa posty na bloga”. Takie zadanie powinno być już elementem składowym działań przybliżających nas do celu np.wypracowania sobie marki w konkretnej branży.
I choć sama, przy okazji tworzenia własnych mini celów tygodnia, wpisuję na taką listę między innymi fakt napisania blogowego materiału czy też stworzenia materiału do pobrania, to zdaję sobie sprawę, że nie do końca są to „cele” a „zadania”.
Świadomość tej różnicy jest szalenie ważna. Bez niej możemy zacząć kręcić się w kółko robią ciągle te same rzeczy bez możliwości sprawdzenia, czy doprowadzają nas one dokądś czy też jedynie bawimy się w powtarzanie raz utworzonego schematu działania.
A to już wybitne marnowanie czasu!
Wiesz już czego nie robić – to co teraz?
Wiem, że bardzo często samo gadanie czy świadomość istnienia pewnej teorii niewiele daje. Możesz sobie to nawet tłumaczyć, że u Ciebie jest inaczej, że na Ciebie to nie podziała albo że u Ciebie się „nie da”.
Zamiast więc przekonywać Cię usilnie, że jednak się da, proponuję coś zupełnie innego!
Wybierz punkt z listy, z którym masz największy problem. Tylko jeden, nie musisz wcale od razu mierzyć się ze wszystkim. Skup się na tym jednym elemencie i zadbaj o to, by pracować przez najbliższe 30 minut, godzinę, dzień, lub tydzień (im dłuższa obligacja, tym wyższy poziom trudności więc zacznij od malutkich kroków ??) z wyłączeniem tego krzywdzącego Cię nawyku.
Potraktuj to jako eksperyment. No bo może faktycznie nic to nie da i wcale nie warto?
Oceń ilość wykonanej pracy i porównaj ją z okresem, w którym robiłaś kilka zadań jednocześnie lub siadałaś do pracy bez konkretnie wypisanej listy tego, na czym skupiasz się w danym momencie (czyli nawiązania do Twoich celów).
Warto podejść do tego ćwiczenia z otwartą głową, tak byś nie chciała usilnie udowodnić, że faktycznie u Ciebie to nie ma sensu. Daj sobie szansę i sprawdzaj nowe sposoby działania najbardziej obiektywnie, jak się tylko da. Kto wie, może nawet mała zmiana wprowadzi wielką różnicę w Twojej codzienności?
Znacie któryś z tych nawyków z własnego doświadczenia? ;)
A może dołożylibyście do listy jeszcze coś, czego należy się koniecznie wystrzegać?
